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La gestión del conocimiento en un mundo conectado

La gestión del conocimiento es una disciplina muy amplia, que abarca numerosos campos, y puede ser interpretada de muchas maneras. En este blog trataré la gestión del conocimiento en el entorno de las tecnologías de la información, y hablaremos sobre herramientas para la gestión del conocimiento, sobre cómo llevar a cabo proyectos de gestión del conocimiento en la empresa, o sobre cómo se lleva a cabo la gestión del conocimiento en un mundo interconectado en el que nos rodea, y a veces hasta nos satura la información y los datos.

La gestión del conocimiento en imágenes de Google

Antes la información se recogía en los libros y en sistemas más o menos aislados, y la información y el conocimiento se consultaba en las bibliotecas, en universidades o en entidades públicas o privadas que recopilaban información, la organizaban, y la utilizaban para uso propio, para venderla y, no en muchos casos, para compartirla.

Hoy en día, tras la llegada de Internet, y de los buscadores, la información se puede compartir fácilmente, y los buscadores de internet como Google, Yahoo o Bing hacen que una vez que algo se ha hecho público haciéndose visible en la red, sea fácilmente accesible y localizable con búsquedas basadas en los contenidos.

Los buscadores tienen sus algoritmos y normalmente sus resultados son las publicaciones más relevantes con respeto a la búsqueda realizada, aunque es cierto que también existen las técnicas de SEO y posicionamiento en buscadores en el mundo del Sobre el marketing online, que siempre pueden hacer que los resultados orgánicos que nos muestran los buscadores en las primeras posiciones no siempre sean los que más se lo merecen, ya que los enlaces que los han subido hasta esta posición pueden ser fruto de una buena campaña de SEO.

De cualquier modo, aunque parezca que hoy en día se accede a toda la información a través de los buscadores, y no parezca muy necesaria la gestión del conocimiento porque casi siempre terminamos preguntándoselo todo a Google, y Google indexa por palabras o frases de páginas individuales dentro de un dominio, relacionadas por enlaces internos y externos, la organización del conocimiento sigue siendo necesaria, especialmente a nivel de organizaciones o empresas que no quieran perder la experiencia reunida entre sus empleados o integrantes, y se preocupen de mantener una versión estandarizada de la información importante para sus miembros, de manera que todos ‘hablen el mismo idioma’ cuando se refieran, por ejemplo, a términos de negocio.

Sobre esa gestión del conocimiento es sobre la que hablaremos en este blog, y revisaremos las herramientas que permiten obtener ese conocimiento de las personas, o de las actividades de las mismas en las organizaciones, y organizarlo y compartirlo para que esté accesible para los demás, siempre teniendo en cuenta el perfil de cada uno, y que hay conocimiento que se puede hacer público sin problemas, y otro que, dependiendo de su naturaleza, su nivel estratégico, etc., sólo puede ser accesible para determinadas personas.

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Prioridades para seleccionar un ERP para una pyme

Estas son las 10 prioridades que Datisa considera esenciales en el momento de tomar la decisión de seleccionar un ERP para pymes.

1.     Rentabilidad. Debe impulsar la rentabilidad del negocio, optimizando recursos, tiempo y dinero.

2.     Toma de decisiones inteligente. Tiene que facilitar información consolidada, estructurada y en tiempo real sobre la que apoyar las decisiones empresariales.

3.     Tecnología innovadora. Debe apoyarse en tecnología de última generación para evitar la obsolescencia temprana del sistema.

4.     Dato único. Es decir, deberá mostrar la capacidad necesaria para introducir la información una sola vez y reaprovecharla en múltiples procesos. Esto hará que se eviten errores o se dupliquen los datos y, al mismo tiempo, permitirá visualizar el funcionamiento de todos los departamentos de la organización, pudiendo establecer los parámetros de rentabilidad de cada uno  de ellos e impulsar políticas y estrategias, correctoras o dinamizadoras, según proceda.

5.     Sencillez en la concepción y en el manejo. A pesar de que los sistemas ERP, son en sí, aplicaciones de gestión avanzadas, su utilización práctica, puede y debe ser sencilla e intuitiva, lo que permitirá a los usuarios incrementar su nivel de productividad y autosuficiencia.

6.     Flexibilidad y escalabilidad. Permitir que las empresas miren hacia el futuro sin preocuparse constantemente de las actualizaciones, de las ampliaciones o de mantener al usuario comprometido y satisfecho, no sólo con la propia herramienta, sino con la reestructuración de procesos que implica la utilización diaria de un ERP. La flexibilidad y la escalabilidad de la solución eliminarán limitaciones en el futuro.

7.     Sincronización. La solución tendrá que estar alineada con los procesos que deberá administrar y con las personas que la utilizarán.

8.     Funcionalidad. Deberán primar los aspectos funcionales y estratégicos sobre los económicos, más si tenemos en cuenta que, a día de hoy, los ERP se han “subido” a la Nube y que los modelos de comercialización también han evolucionado, permitiendo acceder a estas soluciones en modo SaaS o bajo la modalidad de pago por uso.

9.     Proveedor adecuado. Con nivel alto de capacitación, calidad del servicio y capaz de acompañar a la solución, tanto en las etapas de consultoría, como de implantación y soporte, calidad, y formación para explotar al máximo las capacidades del ERP. Deberá mostrar su estabilidad empresarial para garantizar la permanencia en el tiempo.

10.  Evolución del ERP a futuro. Es importante analizar cuáles son las previsiones evolutivas en funcionalidad y tecnología previstas por el proveedor para el producto en cuestión y comprobar que esas previsiones están en sintonía con los planes de negocio de nuestra organización a futuro.

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Historia de los ERP: un software imprescindible en el mundo de los negocios

En la actualidad, la mayoría de empresas, incluso las pymes, cuentan con un ERP (programas de planificación de recursos empresariales). Una herramienta de gran utilidad a la hora de tener una visión global de la situación de la empresa y poder hacer frente a los posibles problemas que puedan ir surgiendo y que hace solamente dos décadas se encontraba únicamente al alcance de grandes multinacionales y con funciones mucho más limitadas que las que incorporan hoy en día.

Pero aunque pudiera parecer que los ERP son una invención de la última década, la aparición de este software que ha logrado convertirse en un elemento imprescindible dentro de la empresa, tuvo lugar por primera vez en los años 50, cuando la informática comenzaba a dar sus primeros pasos.

Al igual que otros muchos inventos, los ERP nacieron de la mano del cuerpo militar. En este caso del ejército estadounidense que a finales de la II Guerra Mundial comenzó a utilizar programas informáticos con el fin de gestionar las complicadas tareas de producción y logística. Cómo es evidente, aplicarlo a la industria en aquella época era completamente imposible ya que solamente las instituciones militares contaban con ordenadores en aquella época. No obstante, estas aplicaciones de planificación son consideradas como el origen de los softwares actuales.

La década de los 60 traería consigo la aparición de los primeros ordenadores para empresas, lo cual marcaría el comienzo de una nueva forma de gestionar la información en el mundo de los negocios. Durante este periodo las empresas tuvieron la posibilidad de contratar desarrollo de software a medida para ajustarlo a las necesidades de cada compañía. Es así como nacerían aplicaciones básicas como BOM o IMC.

En la década de los 70, debido a la crisis y escasez de ciertas materias primas como el petróleo, aparecieron programas enfocados a la planificación y control de los mismos de cara a la producción, conocidos como MRP, considerados los antecesores directos de los ERP.

En la década siguiente los programas MRP evolucionarían para ir más allá e incluir otro tipo de planificación además de las materias primas, como es el caso de los factores financieros y logísticos. No obstante, habría que esperar hasta los años 90 para ser testigos de la aparición de los ERP tal y como los conocemos hoy. El objetivo era contar con un sistema de información que pudiera respaldar las decisiones tomadas desde cualquier departamento de la compañía. Gracias a este cambio, los ERP podían ser usados en cualquier empresa y no solamente en aquellas donde existiera un proceso de producción.

Durante los primeros años del nuevo milenio, la popularidad de los ERP aumentaría de forma considerable, siendo incorporadas otras nuevas funciones que hasta el momento habían sido realizadas por otras aplicaciones. Esta evolución continuaría hacia adelante hasta llegar a la actualidad. Cabe destacar que en los últimos tiempos se han producido grandes transformaciones en los ERP con el objetivo de adaptarlos a las nuevas tendencias tecnológicas y a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas que hasta el momento no habían podido acceder a ellas. Así pues, todo parece indicar que en un futuro no muy lejano seremos testigos de grandes transformaciones en un mercado que ha experimentado un espectacular crecimiento desde hace tan sólo unos años.